Antes do post, uma rápida contextualização.

Corona Vírus

Coronavírus é uma família de vírus que causam infecções respiratórias. O novo agente do coronavírus foi descoberto em 31/12/19 após casos registrados na China. Provoca a doença chamada de coronavírus (COVID-19).

COVID 19

A pandemia de COVID-19 é uma pandemia em curso de COVID-19, uma doença respiratória aguda causada pelo coronavírus da síndrome respiratória aguda grave 2 (SARS-CoV-2). A doença foi identificada pela primeira vez em Wuhan, na província de Hubei, República Popular da China, em 1 de dezembro de 2019 com um grupo emergente de pessoas com pneumonia de causa desconhecida, ligadas principalmente a vendedores ambulantes que trabalhavam no Mercado de Frutos do Mar de Huanan, que também vendia animais vivos. Em 11 de março de 2020, a Organização Mundial da Saúde declarou o surto uma pandemia. Em 17 de março de 2020, mais de 196 979 casos da doença foram confirmados em mais de 160 países e territórios, com grandes surtos na China continental (mais de 80 000 casos), Itália (mais de 30 000 casos), Irã (mais de 16 000 casos), Espanha (mais de 11 000 casos) e Alemanha (mais de 8 000 casos). Mais de 7 902 morreram (mais de 3 200 na China e mais de 2 500 na Itália) e cerca de 80 840 pessoas foram curadas.

Você que está lendo este post certamente está ciente do que está se passando no mundo em se tratando de COVID. Vimos o avanço da doença na China, o pedido para que os Italianos não saíssem de casa, os números alarmantes e crescentes de casos em diversos países, em gráficos, dados, posts, enfim, uma enxurrada de informações como nunca, em diversos canais.

Corona Vírus x Transmissão

O Corona se mostrou um vírus muito transmissível. Segundo a notícia aqui do link anterior:

...em Londres, com base em dados recolhidos até o dia 18 de janeiro, cada pessoa infectada pelo coronavírus o transmitia para 1,5 a 3,5 pessoas – o que mostra que a transmissão do vírus é mais rápida do que esperavam as autoridades de saúde.

Sendo o vírus facilmente transmissível, a alternativa mais prudente, não havendo soluções para a epidemia é o afastamento físico de pessoas, em todos os tipos de ambientes, inclusive os ambientes de trabalho. O afastamento das pessoas é uma tentativa de achatar a curva de contágio. Um pico de contágio significa o colapso do sistema de saúde e, por consequência, um colapso na sociedade.

Corona Vírus x Transmissão x Vida Que Segue

O vírus está aí. Temos o desafio de adequar nossas relações sociais e profissionais de forma que não disseminemos a doença e, ainda, não paremos o mundo: Para além dos serviços essenciais, outros setores precisam seguir produzindo.

Como não parar o Mundo com as pessoas tendo que se manter distantes uma das outras? Para que o Mundo não pare, o trabalho precisa continuar e a reflexão que fazemos é que essa pandemia forçou, por tabela, a maior iniciativa global de trabalho remoto, pautado nas tecnologias digitais (comportamentos e boas práticas).

Diversas empresas iniciaram políticas de trabalho remoto com foco em mitigação do contagio e, na outra ponta, o mais interessante, diversos fabricantes de tecnologias facilitadoras do trabalho remoto colaboraram flexibilizando planos de contratações de suas ferramentas.

Vejamos alguns exemplos de empresas provedoras de serviços que se movimentaram diante da crise:

  • Cisco concedendo um plano especial de 90 dias gratuito para sua clássica ferramenta de colaboração, o Webex, para até 100 usuários.
  • Google: Upgrade facilitado para usuários do Google Suite para sua ferramenta de conferência em times (Hangouts Meet).
  • LogMeIn, com sua ferramenta GoToMeetings grátis para para provedores de assistência médica, instituições de ensino, municípios e organizações sem fins lucrativos.
  • A Microsoft, com um free trial da sua plataforma Teams. (a busca foi tanta que o serviço teve instabilidades)

O trabalho remoto não é uma grande novidade. É um formato amplamente explorado pela turma da tecnologia da informação e que na última década vem ganhando outros setores da economia. Já falei um pouco sobre o assunto neste post (REMOTE WORK) e neste post (PRODUTIVIDADE NO MEIO DIGITAL).  

Tendência

É um caminho sem volta, para os casos em que se faz possível. Profissionais estarão cada vez mais desempenhado suas habilidades em ambientes digitais, sendo o local físico de desempenho dessas atividades, de sua livre escolha: Um café, uma livraria, um home-office, um cowork ou até mesmo, a praia... Isso sem falar do movimento crescente dos nômades digitais.

Sobre tendência e gerações, vale dar uma olhada no material do link da imagem abaixo e a apresentação "...Como as gerações mais jovens estão remodelando a futura força de trabalho".

https://view.highspot.com/viewer/5d76d6baf7794d0ad731a5a5

Os encontros presenciais entre colegas se tornando mais escassos, uma vez que o trabalho é desempenhado remotamente, surge uma nova realidade, em que os encontros presenciais ganham outra conotação: Se transformam em momentos especiais e estratégicos, de trocas valiosas, de olho no olho. O digital não substitui o calor humano.

Ferramental Para o Trabalho Remoto

Deixando um pouco de filosofia de lado e falando sobre tecnologias e boas práticas de trabalho online, falemos de um conjunto de ferramentas que podem agilizar seu dia-a-dia remoto.

Existem ferramentas mais tradicionais e integradas e existem ferramentas mais específicas que foram crescendo e ganhando base de usuários.

Importante frisar que trabalho remoto exige muita dedicação por partes dos envolvidos. As dinâmicas do mundo offline, de reunir o time em um café ou em uma sala para um brainstorming, são muito mais fáceis e com um ferramental muito mais obvio do que as reuniões online que, querendo ou não, vão exigir uma maior habilidade dos envolvidos com as ferramentas.

No offline, um fulano pode até desenhar mal, mas ele conseguirá se expressar com uma caneta em um quadro branco em uma sala diante de uma platéia. No online esse fulano, se não souber como utilizar as diferentes ferramentas digitais para se expressar, poderá ter dificuldades de passar sua mensagem e, por consequência uma atividade em um projeto ou processo poderá ficar prejudicada.

Para o trabalho remoto

Você vai precisar de ferramentas que permitam a colaboração e integração para as muitas atividades cotidianas nas empresas, com as a seguir:

  • Delegar e controlar tarefas em projetos
  • Delegar e controlar tarefas em processos
  • Registrar e acompanhar vendas
  • Comunicação rápida por texto
  • Comunicação rápida por voz
  • Comunicação em grupo por video, voz e texto
  • Compartilhamento e colaboração em arquivos de textos
  • Compartilhamento e colaboração em arquivos planilhas
  • Compartilhamento e colaboração em apresentações
  • Compartilhamento e colaboração em materiais visuais
  • Abertura, registro, controle de chamados (tickets)
  • Integração de todas as anteriores...
  • Gestão pessoal de correio e calendário (não vou abordar aqui mas basicamente seu Gmail + Calendar, Outlook + Calendário, iCloud + Calendar, etc...)
  • Financeiro (vou deixar esse para um outro momento pois aqui entram ERPs e outras ferramentas de gestão financeira)

As ferramentas precisam, também, ter suporte mobile, seja por aplicativo móvel, seja com um funcionamento leve e suave em navegadores. Profissionais trabalhando remotamente contam, via de regra, com um smartphone e um notebook. Importante que esses dispositivos se complementem.

21/03/2020: Um update após a publicação do original. Ouvindo a live do Thiago Nigro com o Guilherme Benchimol, CEO da XP Investimentos, pude ouvir o seguinte depoimento:

Fizemos uma operação de colocar praticamente a empresa toda trabalhando de casa. Se me perguntassem se era possível trabalhar remotamente com as 3000 pessoas, eu diria que era impossível. Mas conseguimos e me arrisco a dizer que estamos melhor: Estamos mais objetivos, mais práticos... By Guilherme Benchimol - XP Investimentos.
Toda crise que a gente entra a gente acha que o Mundo vai acabar. O ser humano é pessimista por natureza, a gente sempre acha que o pior vai acontecer. Mas aprendi que tudo passa. Cuide da saúde, durma bem, se alimente bem, se exercite para poder ter lógica no raciocínio quando sair disso tudo.
Em toda crise é natural que você fique mais cauteloso sobre custos e investimentos. São coisas simples mas que te faz viver um dia após o outro.
Você dá tempo ao tempo, aos coisas vão clareando, a luz no fim do túnel aparece e a gente volta a acelerar.

Delegação de Atividades e Colaboração em Processos e Projetos

Um projeto é um esforço temporário com propósito de entrar entregar um produto ou serviço único enquanto um processo é uma atividade padronizada e recorrente.

As ferramentas a seguir são aquelas que você utilizará para delegar uma atividade a uma pessoa, explicar essa atividade, controlar o prazo, anexar informações e arquivos, controlar custos (algumas) se necessários e gerenciar uma macro visão de atividades delegadas aos membros do time.

Asana

O Asana é uma ferramenta de colaboração (tarefas e projetos) criada por um dos cofundadores do Facebook, Dustin Moskovitz. Trouxe a experiência de produtividade dos times do Facebook para a ferramenta.

Click Up

Essa é uma das que mais me surpreendeu. Ferramenta desenvolvida mais recentemente impressiona pela quantidade de integrações e recursos. Kanban, listagens, gráfico de Gantt, chat integrado. Vale testar.

Trello

O Trello é uma das mais tradicionais ferramentas para controle de times online em formato Kanban. Comprada pela Atlassian, possui diversas integrações e extensões para potencializar o relacionamento em times.

Pipefy (Mais Orientado a Processos)

O Pipefy é uma ferramenta brasileira mas que ja ganhou um Mundo. Com uma abordagem ágil e simplificada, permite colocar processos com todo tipo de campo dinâmico, rodando online e em poucos cliques.

Controle de Propostas e Vendas (CRM)

As ferramentas a seguir são aquelas que você utilizará para registrar uma oportunidade, cadastrar vendedores, propostas e controlar andamento de vendas em funis.

Pipedrive

O Pipedrive é uma ferramenta robusta, amigável, de fácil uso e com custo competitivo. Possui integração com diversas ferramentas além de muitos recursos profissionais para controle de times de venda.

Agendor

o Agendor é um CRM Brasileiro bastante completo e amigável. Possui planos diversos inclusive um grátis para vendedores autônomos.

Troca de Mensagens e Conferências em Grupos

As ferramentas a seguir são aquelas que você utilizará para conversar e trocar ideias em cima de tópicos específicos das ferramentas anteriores ou simplesmente abrir salas de bate papo online.

Slack

O Slack é uma plataforma de mensagens diferente de todas que você já viu. Possui diversas integrações que permitem transformar o andamento e colaboração em atividades online. Uma coisa muito interessante do Slack é a automação de atividades por meio do ligação automática com outras ferramentas. Ex.: Notificar o time de vendas no Slack toda vez que uma atividade do Trello do time de qualidade for concluída em um determinado cliente.

Whereby

O Whereby (antigo appear.in) é uma ferramenta para conferências online muito leve e de fácil utilização. Gratuito para uso em salas com até 4 usuários, basta compartilhar um link com uma pessoa, habilitar sua câmera e microfone e a conferência acontece.

Zoom

O Zoom (aplicativo da foto acima) é uma baita ferramenta, com muitos recursos, para reuniões online, apresentações e webinars. Possui diversas funcionalidades e se encaixa muito bem tanto no mundo corporativo como no mundo das startups.

Compartilhamento de Arquivos

As ferramentas a seguir são aquelas que você utilizará para hospedar, compartilhar e colaborar sobre arquivos de todos os tipos: Documentos, planilhas, apresentações, imagens, etc...

Google Drive, Dropbox, One Drive, Box são as mais populares e conhecidas.

Atendimento e Suporte - Chamados e Tickets

As ferramentas a seguir são aquelas que você utilizará para registrar e documentar demandas abertas por seus clientes/parceiros e que precisam ser controladas a nível de tempo de resposta.

Zendesk

O Zendesk é um dos mais completos sistemas para atendimento de clientes por meio de chat, chamado e central de conhecimento. Com ele você integra um e-mail de contato qualquer e automatiza a abertura de chamados. Ex.: Toda vez que enviarem um e-mail para [email protected], envia uma resposta automática com um código de rastreio e assimila uma atividade para um funcionário e assimila um prazo padrão de resposta.

Alternativas: Desk, Olark, Movidesk.

Integração e Automação (API)

As ferramentas a seguir são aquelas que você utilizará para integrar todas as anteriores de forma a não perder controle do que se passa nas ferramentas.

As integrações são possíveis quando uma ferramenta disponibiliza um recurso chamado API (Application Programing Interface) Interface de Programação de Aplicação. Essa é uma tecnologia que permite que sistemas web se conectem.

Zapier, IFTTT e Pluga são aplicativos estratégicos e úteis para integrar e plugar ferramentas que não estão nativamente integradas.

Exemplos de uso:

  • Quando uma tarefa é marcada como concluida por João no Asana, então salve a tarefa em uma planilha do Google Sheets.
  • Quando uma atividade sai da etapa orçamento para a etapa compra no Pipefy, crie uma atividade para Pedro no Trello.
  • Quando uma foto com a tag #minhaempresafail é postada no instagram salve a foto no Dropbox e abra um ticket no Zendesk

Importante destacar que existem ferramentas muito mais robustas para integração, em diferentes arquiteturas tecnológicas. Essas são exemplos básicos de início rápido e que não demandam conhecimento técnico avançado.

Suite Mobile First - Grupfy

O Grupfy é uma plataforma WEB + Mobile que permite a inclusão de times inteiros em um ambiente mobile first em que se torna possível fazer a gestão de integrada de comunicação, por meio de comunicados, notícias, votações e reuniões RSVP.

A plataforma é concebida para atender associações mas há diversos casos de uso para além de associações em si.

www.grupfy.com.br

Suites

Uma suíte é um conjunto de ferramentas integradas que se propõe a resolver um objetivo corporativo comum (definição minha).

A software suite or application suite is a collection of computer programs —usually application software or programming software— of related functionality, often sharing a similar user interface and the ability to easily exchange data with each other.

Destaco 2 suítes populares, robustas e acessíveis: Google Suite (GSuite) e o Office 365 (MS O365). Essas 2 ferramentas evoluíram MUITO nos últimos anos e hoje são poderosas aliadas corporativas na transformação da gestão nas empresas.

Abordagens Mais Modernas

Para quem já está familiarizado com o trabalho remoto, existem ferramentas específicas para potencializar o relacionamento nos times.

Sneek

Sneek: Human contact for remote teams
Sneek is a constant presence tool for digital nomads, remote and distributed teams. See your team mates all day and start instant video chats and group video chats with a single click.

E Essa Baita Iniciativa dos Brasileiros da Resultados Digitais

#Matrix (mais detalhes aqui)

ResultadosDigitais/matrix
#matrix is the online open-source workplace inspired in sococo.com for distributed teams to have the experience of work together each day, side-by-side. No matter where team members might be. Worki...

Boas Práticas

Muito além das ferramentas está a cultura dos envolvidos. Uma cultura de trabalho remoto envolve, dentre outras coisas, empatia e um sentimento constante de "fazer dar certo", nos detalhes: da forma como inicia um e-mail, passando pelo bom dia animado no sistema de mensagens, chegando às fotos informais nos grupos paralelos sobre como foi sua experiência com um novo pó de café em uma determinada manhã.

Ainda que tenha toda a vontade de dar certo e todo um arcabouço tecnológico, ao meu ver, o mix remoto-presencial é o melhor e mais produtivo. Aquele que permite que você maximize sua produtividade, de onde quiser, e reserve os momentos presenciais para trocas ricas entre os membros do time.

O Corona nos trouxe (e ainda nos traz) muitas reflexões, que ficarão marcadas na nossa história. Um pedaço dessa história é digital e remota.