Seguindo a linha de conteúdo sobre trabalho remoto, vou dedicar um tempo aqui a falar sobre boas práticas para trabalhar remotamente.

O sucesso no trabalho remoto vai muito além do ferramental. Ferramentas + Boas práticas levam a melhores chances de sucesso no estabelecimento da rotina de trabalho remoto.

Equipamentos e Testes

Sempre, ao entrar em uma conferência, certifique-se de que as pessoas te ouvem e vêm sem problemas. Uma boa câmera e um bom microfone fazer a diferença. Não pense que aquele microfone de 10 reais trará o mesmo resultado de equipamentos mais sofisticados.

Faça testes com diferentes equipamentos. Se não quiser investir no escuro, busque entre os colegas quem já experimentou diferentes modelos e equipamentos. Computadores notebooks executivos mais modernos costumam vir nativamente com câmera e microfone de boa qualidade.

Certifique-se, antes de convidar os membros, que todos estão familiarizados com a ferramenta que será utilizada. Uma listinha a seguir das mais utilizadas (provavelmente devo fazer um post sobre cada uma delas em breve).

  • Zoom
  • Whereby (appear.in)
  • Google Meet
  • Skype
  • Microsoft Team
  • GoToMeet
  • Webex

Experimentos e Conhecimento da Ferramenta

Essa é sua ferramenta de trabalho. Invista tempo estudando seus recursos e boas práticas. Se existe um botão ali foi porque alguém pensou, estudou, fez um protótipo, desenvolveu, testou e entregou. Valorize isso. O que parece detalhe em uma ferramenta pode ser um diferencial para que reuniões fluam com melhor resultado.

Papo Avulso Antes

Os famosos quebra-gelo são uma boa para começar a reunião, aqueles minutos iniciais em que todos estão se organizando, entrando na sala, organizando iluminação, microfone, equipamentos e etc.

Todos Conhecem Todos?

Uma forma produtiva de quebrar gelo no início é uma rodada rápida de apresentação. Nome, cargo, porque está ali. Isso se for conveniente. Uma video chamada com 20 pessoas pode resultar em quase 20 minutos de apresentação. Cuidado para não desanimar os que estão ali presentes...

Video Chamada é Diferente de Áudio Chamada

Ligue a câmera e priorize o vídeo. Ver e ouvir te trás mais informações sobre a chamada do que apenas ouvir. Se for para deliberar um assunto verbalmente apenas, a chance de conseguir mais sucesso em uma chamada telefônica padrão é grande.

Se não puder ligar o vídeo, paciência. Mas tente explicar, de forma sucinta para demonstrar que você ao menos tentou.

Microfone no Mudo

Uma conferência pode contar com diversas pessoas ao mesmo tempo. Acostume-se a deixar seu microfone sempre no mudo quando não estiver falando. Você nunca sabe o que pode pintar de som ao fundo. Microfones captam diferentes frequências, latidos de cachorro, choro do bebê, campanhia da garagem sendo aberta ou o barulho das teclas... O microfone de lapela dos headphones de celular costumam ser estridentes também na movimentação do microfone contra a camisa. Para evitar isso tudo: MUTE.

Se Saiu do Mudo Signigfica Que...

...Alguém pode estar querendo falar. Ao se acostumar a ficar mudo por padrão, para os casos de ferramentas de conferência que não possuem o recurso "levantar a mão" sair do mudo passa a ser um pedido de fala, mas isso é uma coisa que você vai alinhando com times que se encontram mais corriqueiramente.

Esteja Preparado, de Verdade - Traje / Banho

Não é porque você adotou o regime de tele trabalho que você vai fazer a conferência pelo celular e ainda deitado na cama, ok? Acorde, passe o café, coloque se habitual traje de trabalho e vá trabalhar, mas sem sair de casa. Evite entrar na reunião com voz de sono para evitar o bulling do soneca.

Modo Galeria e Calor Humano

Existem diversos layouts de exibição da conferência. O formato galera é bem interessante para que as pessoas percebam que trata-se de um momento importante em que diversas pessoas estão conectadas e reunidas. Alternar entre o modo galera e o orador do momento também é produtivo. Ver a reação das pessoas ao que está sendo dito tem valor.

Angulação e Iluminação

As webcams costumam vir com um encaixe para colocar sobre o monitor, assim como as câmeras dos notebooks ficam acima da tela. É muito estranho você dialogar com uma pessoa que parece não estar olhando para você. Lembre-se de não ficar de costas para a principal fonte de luz para que você são seja apenas um borrão nas telas dos colegas de conferência.

Local e Fundo

Evite ficar com o video aberto caso esteja em um local cujo fundo esteja muito movimentado. Isso pode tirar a atenção de outros participantes além de ser um tráfego de dados desnecessário.
Se você trabalha em rotina remota, busque um fundo padrão, que não faça perder o foco na reunião.

Precisou ir ao Banheiro no Meio da Chamada

E o assunto está importante e não quer perder o fio da meada. Cuidado, muito cuidado. Se estiver com um notebook ou dispositivo móvel, você pode até ir ao banheiro, né? Mas lembre-se, tenha certeza, cheque 3 vezes e tenha certeza, certeza mesmo que o microfone está no mudo e a câmera desligada.

Chats Estão Na Ferramenta Para Serem Utilizados

Enquanto alguém estiver falando, se tiver que complementar algo que ache pertinente, complemente pelo chat. Ser colaborativo pode ser legal. Se alguém esta falando e faz alusão a algum link ou material, pode ser legal compartilhar o conteúdo pelo chat caso tenha fácil acesso. Isso é muito comum com links em geral quando são citados na conferência.

Nem Sempre Compartilhe a Tela

Talvez seja melhor você enviar a apresentação que fará em um anexo por e-mail em PDF de forma que todos tenham salvas em suas máquinas ou dispositivos móveis, do que ficar com a maior porção da tela comprometida com um material estático que está ocupando o rico lugar das faces dos presentes.

Pense nisso.

A reação das pessoas conta muito. Guiar a apresentação é uma forma de prender a atenção também já que todos deverão seguir seu material PDF. Se for um material extenso, considere dividir em mais de um arquivo.

Filhos, Parentes...

Busque um ambiente que você consiga seguir solo, em silêncio em sem interrupções. Mas vamos lá, somos seres humanos e essas interrupções podem pintar. Haja com naturalidade. Não seja o mala que ficará envergonhado porque seu filho(a) apareceu no meio da conferência. Se acontecer, quebre o gelo, apresente o seu garotão ou garotona para os demais, peça para ele mandar um alô, explique que está ocupado e que deve continuar a conferência.

Gravação de Reuniões

Muitas ferramentas possuem o recurso gravar. Não utilize. A não ser que haja uma estratégia para tal gravação... E se utilizar esse recurso, avise a todos e deixe bem claro que está sendo gravado.

Esteja atento e focado de forma que não precise recorrer a gravações. Se sua rotina demandar a reunião e o tempo para ouvir o que foi deliberado, talvez seja um sinal de improdutividade. Tenha papel e caneta contigo. Use ferramentas de anotações como Evernote, Google Docs ou o Próprio Notas. Faça anotações de forma que possa circular com os demais presentes.

Pauta Colaborativa

Reuniões são produtivas quando todos sabem porque estão ali. Ao convocar a reunião tenha uma pauta e estimativa de tempo para cada assunto. Se possível compartilhe essa pauta utilizando as ferramentas de colaboração tipo Google Docs de forma que todos possam escrever em cima do que está compartilhado com todos. Isso gera uma produtividade absurda além de poupar, vez ou outra, uma intervenção por voz dado que todo o texto sendo compartilhado ao vivo e com todos os presentes já serve como ferramenta de extensão da comunicação.

Nem Todos Precisam Falar

Entrar mudo e sair calado em uma conferência. Pode acontecer e isso não é um problema. Ater-se ao objetivo central e os resultado da reunião.

Falou Que Vai Mandar Depois, MANDE!

Falou que vai enviar algo para os demais após a reunião. ANOTE e assim que acabar a reunião, envie. Isso é importante para que as pessoas ganhem confiança na produtividade da coisa...

Reuniões Podem Ser Rápidas

Você não precisa se prender àquele padrão de reuniões de 15, 30, 45 ou 60 minutos. Monte uma pauta, convide os membros e ponha pra rodar, mesmo que em horas quebradas.

As tecnologias estão avançando muito. Penso que em breve será natural as pessoas toparem comprarem gadgets mais avançados e dedicados para melhorarem a experiência de uma conferência por voz e video.

As reuniões presenciais não perdem seu espaços. Elas são valiosíssimas. Mas acabam se transformando. Ao criar uma cultura de reuniões online produtivas, as reuniões presenciais passam a ser mais resolutivas também.

Esteja sempre atento às tecnologias e melhores práticas. Se você tem uma manha que ajuda a reunião e não viu aqui no post, me manda um alô no instagram.com/rcolnago que vou gostar de conhecer!