Seguindo o que escrevi em um post anterior, estamos em um momento difícil em escala Global: O COVID tem nos trazido tempos difíceis e impondo novos comportamentos em sociedade, o principal deles, o resguardo domiciliar que resulta em imposição de adequar as relações de trabalho para o modo remoto, home-office.

Vamos sair dessa, sairemos com lições aprendidas, sairemos melhor. Uma das lições, a que o ambiente digital é uma realidade em se tratando de rotinas de trabalho. E o digital, sabemos, não tem regras geográficas. Assim esperamos!

Responder um e-mail, um card do ClickUp, uma msg do SLACK ou um documento do DocsGoogle, da sua sala com ar condicionado no centro econômico da cidade ou de uma confortável cadeira de praia à beira da piscina... Qual a diferença? A diferença é que à beira da piscina sua chance de se estressar é menor e sua melanina estará mais em dia do que em um barulhento escritório tradicional.

Mini Kit Para Você Colocar Seu Negócio Rodando 100% Digital

Vou listar a seguir um pequeno passo a passo para você começar, agora, a trabalhar remotamente. Esse é um passo a passo que te coloca para colaborar com o time sem muito rodopio e sem gastar dinheiro, usando o que o mercado tem de disponível gratuitamente.

Isso se aplicará mais a pequenos negócios, pequenos times, dado que a maioria das ferramentas precificam seus negócios baseado em número de usuários e aplicam uma modalidade freemium, sem custos no começo mas com cobranças a medida que você cresce.

Aqui vamos usar as seguintes ferramentas:

  1. Trello para tarefas e projetos (Projeto é o que tem esforço temporário para entregar um produto ou serviço únic)
  2. Pipefy para processos (Processo é atividade recorrente, mas que precisa ser controlada.)
  3. Slack para centralização de notificações e chat corporativo
  4. Calendar do Google
  5. Gmail para criar suas contas, centralizar ferramentas, notificações e redação extensa
  6. Zoom para realização de conferências com o time
  7. Miro para mapas mentais
  8. Spreadsheet Google para Planilhas
  9. Zapier para integrar ferramentas

A rotina é mais ou menos o seguinte.

Após criar sua conta no GMAIL, você vai criar uma conta no Trello, no Pipefy, no Slack com o nome da sua empresa, no Zoom e no Miro você vai realizar algumas configurações básicas.

Integrando o Trello no Slack

Com suas contas criadas, você vai criar um Board no Trello e ativar o power up do Slack".

Com esse power up ativado tudo o que você fizer no Trello o seu time ficará sabendo no Slack, em canais específicos. Por que isso? Você cria um senso de execução ao ver as atividades fluindo em equipe além de os membros do time conseguirem ter uma noção do que cada um está trabalhando e, assim, poder dialogar pelo chat ou video quando necessário.

Abastecendo o Trello

Primeiro passo é lançar suas atividades em projetos no Trello. O Trello, resumindo em pouquíssimas palavras ,é uma ferramenta onde você vai organizar tarefas em cards onde cada card você terá:

  • responsável pela tarefa
  • data de entrega
  • detalhamentos em texto sobre a tarefa
  • Sub atividades dentro do card
  • Comentários
  • Etiquetas

Um board do Trello, de marketing por exemplo, ao estar integrado com o canal de Marketing no Slack, passará a enviar notificações de tudo que é feito no Trello para o Slack.

Em que isso é útil? Vamos dizer que você está numa call com um cliente aprovando uma arte e ao cliente solicitar alterações você já lança uma lista de tarefas no card da arte no Trello. Ao lançar essa lista de tarefas no card do Trello, tudo será notificado no Slack e, assim, seu time de marketing saberá automaticamente que você está conversando com o cliente pelo telefone e quais as correções que devem ser feitas e poderá, ainda, abrir threads (bate papo) individual no Slack para cada item que foi lançado no Trello, não poluindo o card do Trello com aquelas seções gigantescas de comentários.

Eu costumo organizar o Trello em colunas da seguinte forma:

  • Ideias / Backlog: Tudo aquilo que você tem que fazer
  • Priorizadas: Aquilo que você está priorizando para a semana corrente (aqui poderíamos explorar conceitos de SCRUM mas ficaria muito conteúdo por agora...)
  • Entregues: Atividades que você finalizou mas está dependendo de aprovações ou validações.
  • Encerrada: Aquilo que está encerrado.  

Seguindo a ideia de organizar aí o departamento de marketing, digamos que você fará um post no Facebook sobre Tele Trabalho da ideia de post ao post no Facebook há uma jornada de texto, imagem e aprovações.

Para isso você terá um CARD na coluna "priorizar" com o título, Post no Facebook Sobre Tele Trabalho, com duas etiquetas "social media" e "facebook", você vai marcar a pessoa responsável pelo post em si, vai explicar a demanda dentro do card e vai colocar uma data de prazo de entrega.

Tudo isso citado acima vai aparecer no SLACK do seu time de marketing e assim, todo o time saberá qual a demanda e se precisar baterem papo sobre isso, ali no SLACK isso será fácil e rápido.

Colocando o Pipefy na História

O Pipefy é uma ferramenta SUPIMPA para gestão de processos. Muito parecido com o Trello visualmente, também funciona na lógica Kanban e Cards.

Qual a diferença dele para o Trello? O Pipefy permite criar formulários públicos para iniciar processos e configurar o andamento das etapas do processo em função do preenchimento de informações. É uma ferramenta ágil de gestão de processos.

Na prática, você pode por exemplo controlar um sistema de reembolsos em que a pessoa para solicitar o reembolso precisa preencher campos obrigatórios iniciais como Nome Completo, CPF, Valor da Despesa, Categoria da Despesa, Comprovante da Despesa, Descrição da Despesa.

Ao solicitar o reembolso, um outro colaborador, online, recebe a demanda e registra na previsão de pagamentos e encaminha a solicitação para uma próxima etapa, aprovar reembolso, que ficaria a cargo de um gestor superior por exemplo.

O Pipefy, assim como o Trello, vai permitir uma integração com o SLACK de forma que todas essas ações no processo reembolso sejam compartilhadas em algum grupo específico do SLACK que também poderão dialogar sobre a atividade em paralelo ao processo em si que caminha no Pipefy. Vejam, são ferramentas apartadas mas que, quando integradas, permitem colaborações de diferentes formas.

Falando um Pouco Mais do Slack

Olhando rapidamente, provavelmente você verá o Slack como "mais uma ferramenta de chat", mas não é bem assim. O Slack é uma ferramenta que vai além do chat, dado que ele se integra com praticamente qualquer ferramenta da WEB.

Existem vários casos de uso. Dei 2 exemplos acima bem práticos, com Pipefy e Trello. Mas a criatividade é a regra: Pense a sua rotina de trabalho, as ferramentas que utiliza e pense as integrações dessa forma. Por exemplo, se você passa uma atividade no Trello para um estagiário de direito elaborar um documento X, você espera que, em poucos instantes, um documento no Google Drive seja aberto, correto? O Slack pode te ajudar nisso, ao integrar com Google Drive. Esse link em inglês te ajuda a configurar isso.

Google Calendar

Você vai precisar organizar sua agenda, mesmo que as reuniões não exijam deslocamento.

2 aplicações bem simples que me vem a mente agora:  

  • Enviar convites para outros membros sobre as agendas que realizará online.
  • Integrar com o Trello, por meio do Power Up do Trello, calendário, em que você poderá ter no seu Google Calendar todos os cards datados do Trello.

Zapier

O Zapier é o cara que vai te permitir conectar diversas ferramentas independentes sem entender nada de programação ou API's. Ele permite aos usuários comuns integrem seus aplicativos sem muito mistério.

Exemplos de uso do Zapier.

  • Quando alguém completa um formulário do Google Forms, gerar um Card no Trello.
  • Quando alguém fechar um negócio no Pipedrive, me avise no Gmail
  • Quando alguém adicionar um Card no Pipefy me notifique no Slack

E as Outras Ferramentas?

As outras ferramentas listadas eu vou colocar mais amplamente pois não há nada de surpresa em utilizá-las. Há diversas possíveis integrações entre as ferramentas mas basicamente:

  • Zoom é uma baita ferramenta de conferências para você poder fazer conferências com compartilhamento de tela, mantendo a visualização dos presentes, com diversas configurações de permissões.
  • Miro você utilizará para mapas mentais estruturados e poder compartilhar ideias e colaborar com o time
  • Spreadhseet é o "Excel" do Goole. Vai te facilitar compartilhar números online com o time. Como todas as ferramentas de colaboração do Google, basta incluir um usuário e permissões e você já começa uma cessão de trabalho colaborativo e 100% online.

As ferramentas estão disponíveis a zero custo a todos. O segredo é saber explorá-las e adequá-las a sua rotina de trabalho de forma que seu time se torne mais produtivo, entregue mais, independente de lugar geográfico.